Procesos, Mejora Continua e Innovación para Organizaciones del Siglo XXI: ¿Cómo lograr Organizaciones más Efectivas y Competitivas?
“Si no es ahora, ¿cuándo?; si no es aquí, ¿dónde?; si no eres tú, ¿quién?”
Anónimo
Sgeún un etsduio ed una uinevsrdiad ignelsa, no ipmrota el odren en el que las ltears etsan ecsirats, la úinca csoa ipmroattne es que la piremra y la útlmia ltera etsén ecsirats en la psocióin croertca. El rseto peuedn etsar ttolaemtne mal y aun pdoars leelro sin porlbmeas. Etso es prouqe no leeoms cdaa ltera por si msima snio que la plabara es un tdoo.
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Si apsirmaos a lgoarr tneer ograniazcinoes del Sgilo XXI, dbeeoms cmaibar la froma de ver las csoas:
Mdoeols Mneatles = Pradagiams = Ssietams de Cernecais = Spueusots Fnuademnaetls
Dbemeos drale mcuha más ipmrotnaica a los ters tmeas de los que tarta este atríuclo:
- P0r3c055
- Mj3r04 Cn017un4
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Procesos, Políticas & Procedimientos
“Todo lo que logré deportivamente y después en el mundo de los negocios, fue porque pude asimilar lo básico para aplicarlo en beneficio de mis habilidades. A mi modo de entender, los Cimientos, las piedras o principios básicos, permiten que todo funcione correctamente. No importa qué actividad realices o cuáles sean tus metas en la vida, jamás podrás prescindir de lo básico si quieres llegar a ser el mejor”.
Michael Jordan
Siempre que se construye algo lo más importante, desde el inicio, son los Cimientos, la estructura de la edificación. Esto porque es lo que le dará la fuerza y resistencia así como la base para edificar el resto de la obra. En las organizaciones sucede lo mismo. Los Procesos, entendidos aquí como las Políticas y Procedimientos, juegan un papel de vital importancia para la organización, sea pública o privada.
Para que el Gobierno Corporativo sea un elemento clave de la estrategia de negocio sostenible en el largo plazo, que promueva la gestión eficaz y eficiente de los recursos, cree un ambiente de Control Interno saludable y aporte Creación de Valor para la mejor toma de decisiones es necesario contar con el Engranaje de un buen Sistema de Gestión por Procesos (SGP). Sin las Políticas y Procedimientos no es posible un buen Gobierno Corporativo. De todo, es lo básico, lo más importante y prioritario. Cimientos y Engranaje.
Tal vez nos resulta un tanto lógico o fácil de describir, pero no está demás aclarar que mientras que las Políticas son las reglas y principios de actuación en una organización y que apoyan las decisiones y actividades, los Procedimientos son los pasos que se llevan a cabo en el día a día. Las Políticas y Procedimientos deben estar en congruencia, coherencia y consistencia. Bien engranados.
¿Por qué importan los Procesos, Políticas y Procedimientos?
12 puntos principales:
- Se especifican las “reglas del juego”, lo que se debe y no se debe hacer
- Se determinan responsabilidades a detalle en el flujo de actividades
- Son una ayuda en la supervisión de empleados
- Son la base para la segregación de funciones y Manuales de Puestos
- Evita los retrabajos y duplicidades, aumentando eficiencia y eficacia
- Son básicos para el Control Interno y Gobierno Corporativo
- Se detectan los riesgos en una Matriz de Riesgos y Control Interno
- Se establecen KPI (Key Performance Indicators) Indicadores Clave de Desempeño
- Un liderazgo en los procesos, un responsable/dueño para que funcionen
- Se determinan los Factores Críticos de Éxito
- Son la base para Rediseños, Reingenierías y Reestructuraciones
- Son un pilar para la Mejora Continua, Innovación, Aceleración y Transformación organizacional
En mi labor como consultor, al evaluar y diagnosticar procesos, me he encontrado con que muchas organizaciones que creían contar con buenas Políticas y Procedimientos en realidad los tenían incompletos. Es por ello que a continuación enlisto los elementos más importantes.
Elementos más Importantes de Políticas y Procedimientos
Síntesis Metodológica:
- Portada (e información de control)
- Índice
- Introducción
- Objetivo
- Alcance
- Áreas Involucradas
- Conceptos
- Descripción de Políticas
- Descripción de Procedimientos
- Matriz de Riesgos y Control Interno
- Matriz de Indicadores de Desempeño
- Actividades Críticas
- Productos
- Diagrama de Flujo del Proceso
- Formatos
- Anexos
- Notas, Observaciones y Recomendaciones
- De aplicar, señal de que los Procedimientos han sido mejorados de forma sustancial (por ejemplo, uso de colores en una Reingeniería)
También me he encontrado con lo siguiente:
Pocas empresas documentan sus procesos, quienes los documentan no los implementan, quienes los implementan no los auditan, quienes los auditan, no los mejoran, quienes los mejoran creen que la Mejora Continua es solo mejorar procesos.
Con esto en mente, tenemos que una buena Gestión por Procesos puede sentar las bases para una etapa más avanzada que es nuestro siguiente tema: la Mejora Continua.
[Continuará…]
Te poroprcinoo mis dtaos de cnntatco. Me gsutaíra rceiibr tus cmoneatrois. O bein, tu slociiutd de ctozicaóin de sreivcois de conusltoíra. Cmoo meimrbo de Eelevn Rvires teiens un 30% de dseucneto y ortos bnefeciois. Si no eers meimrbo de etse ogrnasimo, perugtna por los bnefeciois aidicnolaes praa tí mneicnonado etse atrcíluo. Mcuahs garicas y éixto.
“Si aglo peude slair bein, slardá ecxlenete”©
