La auditoría es una pieza fundamental para crear un suministro de alimentos seguro, pero los métodos de auditoría tradicionales dejan a los proveedores y procesadores expuestos a un mayor riesgo a medida que las cadenas de suministro se vuelven más complejas. Kari Hensien, presidente de RizePoint, habla sobre cómo aumentar o adaptar los procesos de auditoría para crear un programa más seguro y eficaz.

Q: ¿Por qué una empresa pensaría en cambiar los métodos de auditoría si su proceso actual está funcionando bien?

Kari Hensien: En pocas palabras, no puedes saber lo que no sabes. Muchas empresas creen que tienen un programa de auditoría sólido porque aún no han detectado ningún problema. Sin embargo, eso no significa que no haya ocurrido un comportamiento inseguro o que no cumpla con las normas, solo significa que no ha sucedido.

Pueden surgir problemas que son más difíciles de detectar en una auditoría. Las fábricas están cansadas de repetir la misma auditoría para varios clientes, los auditores están agotados por los largos días y haciendo el mismo trabajo dos veces, y este tipo de fatiga de auditoría puede llevar a que las auditorías se apresuren o que se introduzcan errores en la transcripción de datos.

Las empresas se han sentido cómodas con procesos de auditoría más manuales (portapapeles, hojas de cálculo, carpetas) a medida que evolucionaron durante varias décadas. Cualquier cambio en el status quo causará cierto grado de incomodidad, por lo que existe una renuencia comprensible a hacer un cambio sin un catalizador importante.

Sin embargo, en este caso, es posible que el catalizador no haya estado dentro de una empresa, sino más bien existen cambios en la industria en la que opera la empresa. Las regulaciones son más estrictas que nunca, las cadenas de suministro se han vuelto más complejas y los proveedores y las marcas están haciendo más preguntas sobre dónde provienen los alimentos y cómo se procesan. Además, los organismos de normalización han comenzado el proceso de exigir la presentación de auditorías digitales para un mejor seguimiento y es probable que esa tendencia continúe.

Estos cambios están sucediendo porque la auditoría manual o tradicional crea puntos ciegos en el programa de calidad, inocuidad y gestión de riesgos.

Los datos recopilados manualmente son difíciles de agregar, lo que dificulta la detección de tendencias y retrasa la detección de problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas.

Las auditorías manuales crean fatiga porque los resultados no se pueden compartir entre los organismos de certificación o los inspectores, y los proveedores deben completar la misma auditoría para cada cliente.

Las acciones correctivas requieren mucho tiempo y son difíciles de rastrear sin la automatización.

Q: ¿Qué opciones están disponibles para fortalecer los programas de auditoría?

Hensien: Las empresas no deberían tener que renunciar a un programa de auditoría que les gusta para adoptar nueva tecnología. De hecho, tener un proceso sólido es una ventaja cuando se busca mejorar el proceso ya implementado. Esto significa que incorporar tecnología será aditivo en lugar de disruptivo.

Las empresas que buscan modernizar sus programas de auditoría de calidad y riesgo tienen una variedad de opciones. Las soluciones de auditoría digital abarcan toda la gama, desde simples formularios en línea hasta plataformas empresariales completas. Estas son algunas de las características que las empresas pueden encontrar en las soluciones de auditoría modernas.

Formularios de auditoría digital. Estos son un paso por encima del proceso manual. Los auditores pueden ingresar datos directamente en el formulario y omitir el paso de tener que transcribir los resultados.

Informes completos. Los informes holísticos y oportunos son una ventaja clave de alejarse de las auditorías manuales y más plataformas de gestión de la calidad empresarial lo incluirán. Un almacén de datos centralizado de datos de auditoría facilita que las empresas tengan visibilidad de lo que más importa.

Integración de datos. Para las empresas que monitorean grandes cadenas de suministro, estructuras comerciales complejas e indicadores de calidad externos, la integración de múltiples fuentes de datos brinda una visión integral de los factores que contribuyen a la calidad y la seguridad. Las integraciones de datos brindan información de socios, auditores externos y más para obtener una vista completa de la información crítica.

Acciones correctivas automatizadas. Los errores son inevitables, pero la forma en que se manejan puede hacer o deshacer un negocio. Tener acciones correctivas y su seguimiento automatizado cuando algo no cumple con las normas elimina las conjeturas sobre si se ha manejado de manera efectiva.

Lo más importante es que cualquier empresa que busque mejorar su modelo existente se tome el tiempo para identificar qué riesgos existen y cómo la nueva tecnología puede ayudar a mitigarlos. Por ejemplo, no todas las empresas necesitan traer datos de fuentes externas. Pero si un organismo de estándares con el que trabajan comenzó recientemente a requerir presentaciones de auditoría digital, entonces los formularios digitales son una opción lógica para evitar errores relacionados con la fatiga de la auditoría al transcribir datos en el portal de la empresa.

Encontrar las capacidades disponibles para revelar los puntos ciegos que existían en el proceso de auditoría manual reduce la fricción y la fatiga en la auditoría. Los administradores pueden ver y comprender mejor todas las partes de la gestión de la calidad y la inocuidad, los auditores pueden dedicar más tiempo a trabajar con atención con los auditores, y los proveedores y las fábricas pueden compartir los resultados de la auditoría digital con varios clientes en lugar de repetir la misma auditoría muchas veces.

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Fuente: https://foodsafetytech.com